به عنوان یک کارآفرین موفق، کسب و کار شما به تدریج گسترش خواهد یافت تا جایی که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره کسب و کار شرکت کنید. حرکت به مرحله بعدی رشد نیاز به ایجاد سیستم‌سازی دارد که شما را از فعالیت‌های عملیاتی آزاد می‌کند و به شما اجازه می‌دهد بر رشد و بهبود کسب و کار تمرکز کنید.

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، شما باید سیستم ها و فرایندهایی نظیر سیستم های توزیع، سیستم های موجودی، سیستم های بازاریابی، سیستم های پشتیبانی مشتری، سیستم های تحقیق و توسعه، سیستم های حسابداری و استخدام و سیستم‌های بسیار دیگری را ایجاد کنید که می توانند تا حد امکان به صورت خودکار اجرا شود.
سیستم ها قوانین، سیاست ها و رویه‌هایی هستند که افراد آموزش دیده می‌توانند مستقل از شما، شرکت شما را رشد داده و آن را به صورت مکرر تکرار کنند و به صورت مجموعه ای درکنار هم هدف خاصی را دنبال می کند و آن را به نتیجه می‌ رسانند.

مزایای استفاده از سیستم سازی:
اگر تاکنون به کاربرد های زیاد سیستم سازی توجه نکرده باشید، از مزایای بسیار آن بی بهره مانده اید. از مزایای سیستم سازی درکسب و کار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- رشد فعالیت شما به شدت روبه افزایش خواهد بود.
- کارهای کلیدی  بهتر پیگری و استقرار خواهد یافت.
- پویایی بی نظیری رخ خواهد داد.
- زمان های آزاد تری برای تفکر خواهید داشت.
- از ریخت و پاش های بیهوده و بی بهره جلوگیری به عمل خواهد آمد
- اکثر کارها بدون  دخالت شما انجام می شود.
- نظارت های شما بهتر و مدیریت شده خواهد شد.
- کارهای مطابق با خواسته شما انجام می شود.
- هرموقع که شما به عنوان مدیر حضور ندارید مرتب تلفن شما زنگ نمی خورد که سئوالات بیهوده و بدیهی را از مشا داشته باشند.

مزایای کارکنان:
- تنش بین کارکنان بسیار کم خواهد شد.
- ترس از ترک کارکنان و افراد کلیدی سازمان نخواهید داشت.
- جلسات و تصمیم سازی ها بهتر و مدیریت شده برگزار خواهد شد.
- کارکنان در چنین محیطی لذت کار کردن را خواهند چشید.
- رشد کارکنان بهتر برنامه ریزی و مدیریت خواهد شد.
- ارزیابی عملکردکارکنان بر اساس نتایجی که تعریف کرده اید انجام می شود.
- استفاده بهتر از تجهیزات و نیروی انسانی انجام خواهد شد.

مزایای مشتریان:
- رضایت مشتریان شما بیش از تصور شما خواهد بود.
- مشتریان شما می دانند از چه راه هایی می توانند بهتر از شما خدمات دریافت نمایند

شما به عنوان یک کار آفرین به چه چیزی می اندیشید؟
اگر شما در آرزوی رفتن به تعطیلات می باشید و تا کنون چنین فرصتی نداشته  اید، کسب وکارشما بیمار است و باید هر چه زودتر به آن رسیدگی کنید راه درمان این کسب وکار هم سیستم سازی است.

معمولا همیشه دغدغه کارکنان را دارید که مبادا شما را ترک کنند و اگر این کارمند شما را ترک کند چه بلایی بر سر شما خواهد آمد .مطمئنا اگر این موضوع برای شما وجود دارد شما هم باید از همین امروز به فکر سیستم سازی باشید. با ایجاد سیستم سازی شما هر روز آرامش بیشتری داشته باشید و دغدغه این موضوعات شما را از کارهای اصلی تان دور نخواهد کرد.

ما با تلاش های کم باید به درآمد خوب برسیم:
اکثر کسب وکار ها از صبح تا شب فعال هستند ولی این تلاش آنها آنطور که باید و شاید درآمد خوبی ندارد . وقتی با نگاه سیستم سازی به فعالیتهای خود نگاه می کنیم می بینیم که برخی از تلاش های ما اصلا پول ساز نیست و این کارهای ما باعث اتلاف وقت در کارمان است بطور مثال برگزاری جلسات بیهوده درکار، صحبت کردن و بحث کردن بر سرقیمت و بسیاری دیگر از این گونه موارد که باید برروی کاغذ بیاوریم تا این مسائل را بهتر شناسایی کنیم.

اشتباهات عمده در سیستم سازی
البته در سیستم سازی تعدادی از اشتباهات وجود دارد که صاحب کسب و کار کوچک هنگامی که برای اولین بار سیستم‌های کسب و کار را ایجاد می کند، انجام می‌دهند. این 5 اشتباه عمده در سیستم‌سازی عبارتند از:

1- تحقیق، را خودتان انجام نمی‌دهید.
به عنوان صاحب کسب و کار یک کوچک شما ممکن است چند ایده‌ درباره “سیستم‌سازی” داشته باشید و سیستم‌هایی را طراحی کنید اما ممکن است این ایده‌ها و در واقع سیستم‌ها در محیط‌های بزرگتر با چندین فرایند خودکار شده، کار نکنند. مهمتر از همه شما ممکن است تخصص IT را برای شناسایی رویه‌ها با هدف سیستم‌سازی مبتنی بر نرم افزار نداشته باشید. وقتی کسب و کارها بزرگتر می‌شوند نیازشان به سیستم‌های نرم‌افزاری بیشتر می‌شود.

از سوی دیگر این کار را فقط به یک فرد یا مشاور فناوری اطلاعات ندهید؛ ابتدا فرآیند خود را درک کنید و خودتان آنرا شناخته باشید. کار شم از دو بخش تشکیل شده است. تحلیل و طراحی فرایندها و رویه‌ها، سپس سیستم‌سازی که بسته با اندازه کسب و کارتان ممکن است تولید نرم‌افزار را هم شامل شود.

مایکل گربر می‌گوید:
“اغلب کسب و کارها منطبق با آنچه مالک آن می‌خواهد عمل می‌کنند و این مخالف با آنچه است که کسب و کار نیاز دارد.”

اطمینان حاصل کنید درک کرده‌اید کسب و کار شما نیاز برای موفقیت بیشتر و سود بیشتری چه چیزی نیاز دارد. بهترین روش تحقیق و مشاوره در مورد راه حل های نرم افزاری موثر برای کسب و کار در صنعت شما. برای پیشرفت های جدید در فن آوری که به سیستم سازی کمک می کنند، باز است.

2- برنامه‌ریزی نمی‌کنید.
در کسب و کار، شاید بیش از هر جای دیگری ادعای قدیمی درست باشد: نتوانست برنامه ریزی کند و شما قصد نابودی را دارید!
هنگامی که شروع به سازماندهی کسب و کار می کنید، چند روز برای برنامه ریزی کنار گذاشته می شود.

این برنامه شامل موارد زیر خواهد بود:
- شناسایی وظایف و فعالیت های معمول
- توصیف استانداردها و شاخص‌هایی که شما در پایان هر فعالیت انتظار دارید
- توصیف فلسفه پشت هر فعالیت
- شناسایی موقعیت درست (شخص مسئول) در کسب و کار برای انجام فعالیت و تعیین نقش‌ها
- ایجاد قالب برای مراحل در هر فعالیت؛
- چگونگی ارزیابی و بهبود مستمر فرایندها

توجه کنید در برنامه شما باید:
- یک استراتژی ارتباطی باشد تا تیم خود را در مورد آنچه که انجام می دهید مطلع کند و اطلاعات را حفظ نمایید،
- فرآیندهای نظارت بر انطباق با سیستم‌ها
- یک برنامه آموزشی برای آموزش اعضای تیم فعلی و جدید برای از سیستم

3- سعی می‌کنید بیش از حد، در یک بار انجام دهید.
به خصوص در مورد شروع و کسب و کارهای کوچک، سعی نکنید سیستم‌های زیادی را در یک زمان یا سیستم‌هایی که برای سطح عملکردی کسب و کار بسیار پیچیده‌اند، طراحی کنید. این کار حتی می‌تواند منجر به ناامیدی شما شود.

ابتدا سیستم‌هایی را ایجاد کنید که بیشتر درگیر عملیات واغلب در حال اجرا هستند. برای مثال، اگر یک فعالیت فقط یک بار در سال اتفاق بیافتد، زمان را صرف ایجاد یک سیستم برای آن نکنید. تمرکز بر یک فعالیت یا فرآیند کسب و کاری که اغلب اتفاق می‌افتد و باعث مشکلات می‌شود، در واقع فرایندهای که در اجرای آن تاخیر داشته و عملکرد مناسبی ندارید. برای انتخاب این فرایند از شاخص‌های اولویت‌بندی استفاده کنید. هنگامی که اولین سیستم طراحی شد، به سراغ فرایند بعدی بروید.

توجه کنید قبل از مقابله با مشکلات فرایندهای پیچیده و طراحی سیستم‎های آن‌ها، شروع به کوچک شدن کنید و مطمئن شوید که سیستم‌ها دیگر مستندسازی و تست شده و در حال اجرا می‌باشند.

4- استراتژی و اهداف خود را با تیم خود ارتباط نمی‌دهید.
اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد تغییراتی که در فرآیندهای کسب و کار اتفاق می‌افتد، مطلع می شوند. هرچه بیشتر در مورد مزایای کسب و کار و ین تغییرات را با آن‌ها به اشتراک بگذارید و به طور شخصی برای‌شان سیستم‌سازی‌ را شرح دهید، آنها بیشتر از این فعالیت و در واقع از کسب و کار شما حمایت می‌کنند و در فرایند ساماندهی و سیستم‌سازی مشارکت بیشتری می‌کنند.
اساسا، تیم شما می‌خواهد کار خود را به بهترین شکل و با حداکثر توانایی خود انجام دهد، کار در یک محیط سازمانی، سیستمی و سازنده، به آنها کمک خواهد کرد که این کار را انجام دهند.

اگر شما در ابتدا  به صورت یک یا دو نفره کار کردید و رشد سریع و استخدام جدید را تجربه کرده اید، ضروری است که دیدگاه کسب و کاری خود را نسبت به ارتباطات و نحوه سیستم‌سازی کسب و کار، برای پایداری آن به طور همزمان با رشد و حرکت به جلو تغییر دهید.

شما نیاز به معرفی روش‌های رسمی‌تر در ارتباطات تیمی، از جمله جلسات پیشرفت برنامه منظم، بررسی عملکرد، تعیین حدود و اختیارات، طراحی ساختار سازمانی، و … دارید.

5- برای آموزش‌ سیستم‌ها برنامه‌ای ندارید.
شما ممکن است در مورد پیشرفتی که در سیستم‌سازی کسب و کارتان ایجاد کرده‌اید، هیجان زده باشید، اما اگر فقط به این واقعیت عمل کرده‌اید که یک دفتر بوجود آورده‌اید و کارکنان را برای استفاده از آن سیستم‌ها آموزش نداده‌اید، ممکن است سیستم های شما هرگز به درستی اجرا نشوند و شما با شکست مواجه شوید.

اطمینان حاصل کنید که تیم شما دقیقا می‌داند چه چیزی از آنها انتظار می رود، چه استانداردهایی برای عملکرد دارند، باید به طور مرتب پایبندی به سیستم‌ها باشند و ….

در نظر داشته باشید شما یک عضو کلیدی در تیم خود دارید که مسئولیت آن به روز رسانی و بررسی سیستم‌ها به طور منظم است. همچنین مهم است که دفترچه راهنمای مستندات به راحتی قابل دسترسی برای تمام اعضای تیم باشد. استفاده از پورتال‌های آنلاین یا اینترانت شرکت گزینه‌های خوبی برای این مورد هستند.

در آخر:
اگر بتوانیم سیستم سازی را به نحو خوبی فرا بگیریم و آن را اجرایی نماییم بسیاری از مشکلات ما کم خواهدشد.
پیشنهاد می کنیم که امروز لیست کارهایی که انجام می دهید را استخراج کنید ودرنوشتن کارهایی که به نظرتان مهم نمی آیند نیز دریغ نکنید.

وقتی که این کار های را بر روی کاغذ نوشتید با کارکنان خود و یا خودتان فعالیت هایی را که لیست کرده اید را بررسی کنید و ببینید که آیا آنطور که مد نظر شما است انجام می شود یا تفاوت بسیاری دارد.

اگر شما چند روزی نباشید این کارها چطوری انجام خواهد شد؟ خواهید دیدکه چقدر فعالیت هایی در کار شما وجود دارد که  نیازمند بهبود است .

پس سیستم سازی در کسب و کار ها را جدی بگیرید تا مشتریان و مخاطبان راضی داشته باشید.

منابع: modirenovin.com و jahanmodir.com