۴ ویژگی فضای اداری مناسب
۴ ویژگی فضای اداری مناسب برای یک کسب و کار
یک فضای اداری مناسب چگونه است؟ در بسیاری از ادارات قدیمی می بینید که کارمندها یکی یکی یا دو نفر دونفر در یک اتاق مجزا هستند و شما برای آن که کارتان راه بیفتد باید از اتاقی به اتاق دیگر بروید.در بسیاری از شرکت‌های امروزی (و به خصوص شرکت‌های خصوصی) می‌بینید که از چیدمان باز برای دفتر کار استفاده می شود.
میزهای پرسنل در اتاق بزرگی کنار هم چیده شده اند و معمولا با پارتیشن های سیار از هم دیگر جدا شده اند. بسیاری اوقات کارکنان هدفونی توی گوش شان می‌گذارند تا سروصدا اذیت شان نکند. کدام دفتر کار مناسب است؟ کدام دفتر کار بهره‌وری بیشتری دارد؟ برای طراحی دفترمان چه ملاحظاتی را باید درنظر داشته باشیم؟
شأن، جایگاه و عملکرد هر فرد؛ من خودم دیده‌ام که معاون یک وزارتخانه مهم در یک دفتر باز (بدون اتاق اختصاصی) نشسته بود و در کنار دیگران کار می‌کرد. اما معمولا مدیران تمایل دارند اتاق اختصاصی داشته باشند.
این مساله هم به دلیل جایگاه فرد است. یعنی اتاق اختصاصی داشتن برای یک مدیر نشان دهنده جایگاه بالاتر فراد است و از سوی دیگر مدیران معمولا وقت خود را با جلسات می گذرانند (برخلاف کارشناسان که سرشان در کاغذ و کامپیوتر است) و به همین دلیل می‌توانند از اتاق اختصاصی شان برای برگزاری جلسات استفاده کنند. در این صورت نه صدای دیگران جلسات آنها را مختلف می‌کند، نه صدای آنان مزاحم دیگران است و نه محرمانگی مذاکرات محدوش می‌شود. به علاوه مدیران زحمت زیادی می‌شکند تا به جایگاه مدیریت برسند و اتاق اختصاصی به آنها این فرصت را می‌دهد که خستگی سال ها کار را دور از چشم کارکنان از تن به در کنند.
استفاده بهتر از فضا
شهر به شهر و کشور به کشور قیمت ساختمان و فضا متفاوت است. در برخی از کشورها و مناطق که زمین محدود است، قیمت ها گزاف‌تر (مانند کشورهای کوچک صنعتی شرق آسیا) و در برخی مناطق ارزان تر است. (فکر کنید مکان شرکت شما د رحومه تهران باشد). اگر فضای زیادی را به ارزانی خریده‌اید و می‌توانید ۳۰ مترمربع فضا به هر کارمند اختصاص بدهید نباید چندان دغدغه استفاده بهینه از فضا را داشته باشید؛ دارندگی و برازندگی. اما اگر فضای محدودی دارید، نباید فضای تان را هدر بدهید. چیدمان‌های مختلف را برای یافتن بهترین چیدمان امتحان کنید و آشغال (از جمله وسایلیکه شاید ۱۰ سال دیگر به درد بخورند) دور خودتان جمع نکنید.
جریان کار و تعاملات کاری
یکی از اصولی که در طراحی دفتر کار مهم است، درنظر گرفتن جریان کار است. به عنوان مثال، دو نفر از پرسنل که کار یک دیگر را تکمیل می کنند، بهتر است در نزدیکی همب اشند. یا اگر شما ارباب رجوع دارید، بهتر است رعایت راحتی او را بکنید. محل مناسب نشستن برای ارباب روجوع، پیش بینی ازدحام ارباب رجوع و پیشگیری از آن که این ازدحام راه عبور را سد کند و موجب مزاحمت شود و… از مهم‌ترین ملاحظات در این زمینه هستند.
به خصوص در مواردی که در جریان کار افراد یک شیء فیزیکی جا به جا می شود (مانند خط تولید) در نظر گرفتن جریان کار فوق العاده اهمیت دارد. در این زمینه می توانید از کارکنان کمک فکری بگیرید. از آنها بپرسید که در چه شرایطی راحت‌تر کار می‌کنند. پیشنهاداتی ک از سوی کارکنان می‌رسد هم در راحت‌تر کار کردن و آسایش خود آن ها موثر است و هم باعث می‌شود اتلاف‌ها کاهش یابد و بنگاه راندمان بیشتری داشته باشد.
نظارت بهتر
چند سال پیش سازمانی بودم که کارمندان آن هر دو نفر در اتاق جداگانه‌ای کار می‌کردند. ارباب رجوع هم نداشتند. آن سازمان ناهار هم به کارکنان خود می‌داد و همراه با ناهار دوغ هم می‌داد: می‌توانید حدس بزنید که بعد از ناهار چه وضعی در اتاق‌ها حاکم بود؛ اگر تلفن همراه‌تان زنگ می‌خورد، باید آرام حرف می‌زدید که کارکنان بدخواب نشوند. طبیعتا چنین وضعی مطلوب کسب و کارهایی که برای بالابردن یک درصد بهره‌وری می‌جنگند، نیست. بدیهی است که یکی از مهم‌ترین مزایای دفتر باز، نظارت و کنترل بهتر توسط مدیران است.
حتی امروزه در بیشتر شرکت‌ها اتاق اختصاصی مدیران را نیز با دکور شیشه‌ای از سالن کار کارمندان جدا می‌کنند که مدیران بتوانند حین جلسات هم نیم‌نگاهی به کارمندان‌شان داشته باشند. یکی دیگر از ترفندها برای افزایش بهره‌وری هم افزایش نظارت متقابل کارکنان است، به این معنا که اگر فضای اداری طوری طراحی شده باشد که دو نفر از کارکنان بتوانند کار کردن یکدیگر را مشاهده کنند (مثلا صفحه کامپیوتر همدیگر را ببینند، یا این که ببینند دیگری چه کتابی می خواند) در بسیاری اوقات این نظارت متقابل می‌تواند تا حدی جایگزین نظارت مدیران شود.
راحتی و رضایت کارکنان
در طراحی فضای اداری باید به راحتی و رضایت کارکنان هم توجه شود. کارکنان ساعت‌های طولانی از عمر خود را در محل کار می‌گذرانند و اگر راحتی و رضایت کافی از محل کارکردن خود نداشته باشند، برای سازمان نیز عواقب نامطلوبی خواهد داشت. بنگاه باید به حریم افراد احترام بگذارد. میزها نباید آن قدر به یکدیگر نزدیک باشند که افراد حین کار کردن معذب باشند (به عنوان مثال گاهی صندلی افراد با فاصله کمی پشت به یکدیگر است و وقتی یک نفر می خواهد جا به جا شود یا کش و قوسی به بدن خود بدهد با همکارش برخورد می‌کند). در مورد کارکنان زن نیز بهتر است، ملاحظات ویژه‌ای درنظر گرفته شود؛ طراحی نامناسب فضای کار می‌تواند فضای اداری ناراحتی برای زنان ایجاد کند.
ممکن است شما محل استراحتی برای مردان درنظر نگرفته باشید، اما در نظر گرفتن محل استراحت برای زنان (به خصوص وقتی که فعالیت فیزیکی خسته کننده انجام می‌دهند) می‌تواند رضایت آنان را بسیار افزایش دهد. درنظر گرفتن فضای مناسب برای آشپزخانه و ناهارخوری ضروری است. همینطور وقتی کارکنان شما ساعت‌ها پشت میز و کامپیوتر می‌نشینند درنظر گرفتن فضای مبله شده‌ای که بتوانند چند دقیقه استراحت کنند، با یکدیگر گفت‌وگو کنند و روزنامه بخوانند برای سلامتی و افزایش رضایت آنان مهم است.
فضای اداری مناسب فقط بر روحیه کارکنان موثر نیست و حتی ممکن است نامناسب بودن فضا سلامت آنان را نیز تهدید کند. به همین دلیل در برخی از کشورها ضوابطی برای محل کار افراد وجود دارد. به عنوان مثلا، در انگلستان مقررات می‌گوید که فضای اتاق را وقتی کاملا خالی است محاسبه کنید، تقسیم بر تعداد کارکنانی که در آن اتاق حضور دارند بکنید، حداقل باید به هر نفر از کارکنان ۱۱ متر مکعب برسد. به عنوان مثال اتاقی که در آن سه نفر کار می کنند باید حداقل ۳۳ مترمکعب فضا داشته باشد و اگر ارتفاع سقف ۲٫۵ متر باشد، حداقل باید ۱۳٫۲ مترمربع مساحت اتاق باشد. البته این رقم حداقل است و حتی ممکن است چیدمان نامناسب و پرکردن اتاق از تجهیزات باعث شود این مساحت هم کافی نباشد و سلامت فرد آسیب ببیند.
در نهایت باید بگویم که امروز در دنیا سازمان های بزرگ ساختمان های شان را مطابق نیازشان می‌سازند. هر ساختمان با دقت طراحی می‌شود و حتی به نماد آن شرکت تبدیل می‌شود (مانند ساختمان مرکزی بیمه لویدز لندن). شرکت‌هایی که شعبات و دفاتر نمایندگی زیادی دارند دستورالعمل‌هایی برای ساخت و چیدمان ساختمان‌های شان تهیه می‌کنند و حتی رنگ دکوراسیون شعبات هم از دستورالعمل‌های واحدی پیروی می‌کند. در مقابل کسب و کارهای کوچک اغلب در ساختمان‌های اجاره‌ای فعالیت می‌کنند که با فضای آرمانی‌شان فاصله زیادی دارد. اما حتی همین بنگاه‌ها نیز می توانند با تامل در فضای فعالیت خود، تغییراتی را به وجود بیاورند که به بهره‌وری بیشتر و همینطور راحتی بیشتر کارکنان‌شان بینجامد.
